¿Cuáles son las claves para que una pyme logre una gestión contable eficaz?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

En una empresa los recursos son siempre limitados y es necesario priorizar su distribución hacia aquellas áreas o tareas que generen un mayor valor añadido. Sin embargo, es frecuente que los directivos crean que la contabilidad no es sino una carga administrativa y que no sirve para generar un crecimiento real de la organización. Y, aunque desde su punto de vista pueden tener parte de razón, lo cierto es que una buena gestión fiscal y contable no solo permiten garantizar un mayor pulmón financiero para una compañía sino que sirve para detectar posibles anomalías e ineficiencias y ofrecer las claves para poder corregirlas.

A continuación, te ofrecemos algunas de las principales claves para lograr una gestión contable eficaz que pueda llegar a convertirse en una ventaja competitiva para tu negocio.

Optimizar los esfuerzos

A medida que las empresas son más pequeñas, en la figura del empresario/emprendedor suele recaer un amplio abanico de tareas, entre las que es posible encontrar la contabilidad. Los problemas de que esto suceda son variados: falta de expertise en ese campo, menor visibilidad financiera que en el caso de tratarse de un profesional experimentado o la posibilidad de que se produzcan errores con los efectos negativos que puede traer consigo.

Para evitar estos contratiempos, una de las posibles soluciones es contratar un software online, por ejemplo, a través de una plataforma SaaS, que sirva para automatizar los asientos contables y para minimizar las posibles incidencias que puedan producirse. Combinado con la supervisión de un CFO o de un controller financiero, el desempeño contable mejorará notablemente y no conllevará un desembolso tan elevado como, con frecuencia, se piensa, y más si se compara con los beneficios potenciales.

Otras recomendaciones para la gestión de la contabilidad

Más a pie de campo, es posible implementar otra serie de medidas que, de manera habitual, suelen mejorar de modo significativo la contabilidad de cualquier negocio. Entre ellas, cabe destacar:

• Actualización periódica de los libros de registro, de manera que se pueda evaluar cualquier posible error de manera rápida y sin contratiempos. Entre ellos, se encuentran el libro de ingresos (con todas las entradas económicas recibidas), el libro de gastos (con las salidas monetarias), el libro de bienes de inversión (con un registro de todos tus activos) y el libro registro de provisiones de fondo y suplidos (contemplando todas las entregas a cuentas y los gastos pagados en nombre de tus clientes).
• Monitorización de libro diario, que incorpore todos los movimientos bancarios que se produzcan y que favorecen enormemente la gestión de la contabilidad.
• Eficaz gestión documental, que implica la recapitulación y archivo de todos los tickets, facturas, nóminas y otros documentos, preferiblemente de modo digital, para poder localizar cualquiera de ellos en el futuro si resulta preciso.
• Actualización periódica del balance, de manera que se puede detectar cualquier anomalía contable cuando se produzca para poder aplicar las medidas que resulten necesarias.

Retos contables que debe abordar una pyme

Con la transformación digital siempre por bandera, cualquier empresa tiene el desafío permanente de abordar una serie de retos desde una perspectiva contable. Los principales son:

• Gestionar de manera adecuada la carga administrativa, como el manejo de informes de gastos y la conciliación de transacciones, que suelen conllevar un volumen considerable de tareas administrativas y de gestión del tiempo.
• Detectar y solucionar posibles errores y pérdidas. El extravío de recibos, duplicidades o los errores en su cómputo son muy comunes y requieren de la inserción de protocolos periódicos de revisión para detectarlos y corregirlos a tiempo.
• Control de los adelantos de gastos, de manera que los empleados no deban pagar de su bolsillo previamente desplazamientos o comidas, que más adelante hará resentirse a la tesorería de la compañía cuando pidan su devolución.
• Falta de visibilidad financiera, que impida no poder tomar decisiones informadas en tiempo real, lo que afectará a largo plazo al propio crecimiento de la compañía.
• Falta de flexibilidad ante los cambios regulatorios, es decir, la necesidad de adaptarse a nuevas tecnologías y regulaciones. La integración con sistemas de contabilidad y la gestión de pagos de facturas y suscripciones desde una única plataforma son cruciales para evitar pagos duplicados y controlar mejor los gastos recurrentes.