Los seis elementos clave para elaborar un buen presupuesto

El objetivo del presupuesto es muy claro: planificar el futuro. Y eso supone pronosticar el comportamiento de un conjunto de variables así como tomar un conjunto de decisiones que configurarán los planes de acción que la compañía llevará a cabo con el paso del tiempo. El fin no es otro que alcanzar los resultados planteados. El horizonte temporal del presupuesto, generalmente, es de un año. Aunque cada empresa podrá definirlo de la manera más conveniente teniendo en cuenta el proceso de negocio de la misma o el estilo de dirección.

¿Cuáles son los elementos diferenciadores entre planificar y presupuestar?

La materialización de la planificación estratégica se formaliza a través del presupuesto, y en este sentido, contribuye a su elaboración.

Planificar es definir el rumbo, objetivos y planes de acción de la compañía. Por tanto, requiere imaginación y creatividad; y los recursos disponibles no tienen por qué ser un límite a la definición de la estrategia. Por tanto, y para definir la misión y visión de la empresa, se debe tener ambición y no dejarse limitar por las circunstancias del presente.

Mientras que presupuestar es coordinar, evaluar y controlar el conjunto de planes de acción que se tienen que realizar, en un periodo determinado, para alcanzar los objetivos definidos en la planificación estratégica. Para ello, es necesario realizar estimaciones contrastadas de ingresos y gastos; la asignación de responsables para cada uno de los planes; y adecuar los recursos necesarios a los recursos disponibles.

¿Qué elementos necesitamos para elaborar un presupuesto?

Con el presupuesto se pretenden cosechar las siguientes metas:

1. Recogida de información.
2. Planificación de actividades.
3. Intervención de todas las áreas de la compañía.
4. Determinación de los fines para cada una de las áreas.
5. Herramienta de motivación y seguimiento de los planes.
6. Control.

Recogida de información

Su formalización permite la obtención de información clave para la gestión, tanto general del negocio como particular de cada una de las áreas de la compañía.

Planificación de actividades

Su elaboración debe ser el resultado de una planificación detallada de actividades en las que se definan los objetivos de cada una de ellas y los recursos necesarios para su implantación.

Intervención de todas las áreas de la compañía

Cada una de ellas debe aportar sus planes específicos, y colaborar con otras dependencias en aquella información que pudiera ser relevante para la formulación de las actividades de las mismas.

Determinación de los fines para cada una de las áreas

El presupuesto permite concretar cuáles son los objetivos para cada una de las mismas y, en consecuencia, facilita el seguimiento de los mismos para el periodo definido.

Herramienta de motivación y seguimiento de los planes

Su formulación posibilita una planificación adecuada de los planes a realizar y, consecuentemente, establecer incentivos para cada uno de los responsables involucrados.

Control

Uno de los elementos derivados de la gestión del presupuesto es la posibilidad de establecer el control sobre las actividades claves de la compañía. Por lo tanto, permite la toma de decisiones en el caso de desviaciones respecto de los objetivos planteados o o problemas de impago, contra los cuales poder protegerse con seguros de crédito y caución.

¿Cuáles son las partes de un presupuesto?

Como herramienta clave para planificar el futuro de la empresa, un presupuesto se puede subdividir en las distintas partes que cubren la actividad:

Presupuesto de gastos administrativos

Se trata del eje vehicular del presupuesto, ya que permite estimar los recursos necesarios para asegurar la operatividad del sistema.

Presupuesto de ventas

Es la proyección de las ventas previstas en los próximos años, considerando los distintos niveles de demanda presente y futura.

Presupuesto de producción

Relacionado con el nivel de oferta alcanzable para dar servicio a la proyección de ventas, permite determinar si la empresa puede responder a la demanda dentro de la capacidad que sus recursos permite.

Presupuesto financiero

Permite definir el flujo de caja que configura el estado económico de la empresa, incluyendo ingresos, diferencia entre ambos o diferentes estados de caja.

En definitiva, el nivel de complejidad necesario para un presupuesto puede variar mucho según la empresa o actividad de que se trate pero permitirá en cualquier caso un control más completo de la eficiencia de la empresa y permitirá analizar su evolución para adelantarse a posibles problemas o contingencias de forma organizada.