Cómo recuperar el IVA de las facturas que no se cobran

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

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Las facturas no cobradas suponen para las empresas un lastre evidente para su estabilidad financiera. De hecho, en el peor de los escenarios esta situación puede llevarles primero a congestionar su tesorería para, en una fase más avanzada, poder poner en riesgo su propia supervivencia si no puede atender con sus compromisos a corto plazo. En este contexto, es fundamental, llegado el momento, plantearse al menos poder recuperar el IVA de estas facturas de dudoso (o, directamente, imposible en algunos casos) cobro.

Qué hacer para recuperar el IVA de una factura no cobrada

Antes de decidir qué hacer con una factura no cobrada, el CFO debe analizar cuidadosamente las previsiones a futuro que podrían darse con ella. Por ejemplo, si el cliente tiene la capacidad de pago para poder afrontarla en el futuro, si es posible llegar a un acuerdo para dividir su pago en varias cuotas, si se podría cambiar el dinero pendiente por otro tipo de bienes, etc.

Si después de esa evaluación, su dictamen es que lo más probable es que jamás se llegue a recibir la cuantía en metálico de la factura, es importante que el responsable financiero sepa los pasos que tendrá que dar:

• Factura rectificativa. Lo primero que tendrá que hacer es emitir formalmente una factura rectificativa que sirva como documento de anulación de la factura que se emitió en su día al deudor. En realidad, es muy sencillo de hacer pero resulta obligatorio.
• Reclamación notarial o judicial. La legislación distingue entre aquellas cantidades pendientes que son inferiores o superiores a los 250.000 euros. Si el dinero pendiente no llega a esa cifra, lo más lógico es acudir a una notaría u aportar los datos relativos a la deuda en los tres meses siguientes a haberla considerado incobrable. Si está por encima de esa cantidad, habrá que iniciar la vía judicial que tiene un recorrido distinto.
• Enviar de manera formal la factura rectificativa a Hacienda.

Qué es una factura rectificativa

Desde un punto de vista jurídico, una factura rectificativa es el documento legal que se utiliza para modificar otra factura previamente emitida. Su tarea principal es la de corregir un error que se ha podido producir en algunos de los datos que recogía la factura inicial (es decir, un importe erróneo, una fecha incorrecta o los datos del emisor o del deudor que no se corresponden con la realidad).

Aunque una factura rectificativa se utiliza para distintos procedimientos, en el caso de una factura no cobrada su misión es la de constatar que no se ha recibido el pago. Es decir, que sirve para sustentar el proceso de recuperación del IVA por parte de la empresa acreedora. Por cierto, es importante señalar que toda factura rectificativa debe contener en su encabezado por escrito que se trata de una ‘Factura rectificativa’

En qué momento iniciar el proceso de recuperación del IVA

Una empresa debe realizar la factura rectificativa durante los tres meses siguientes a que haya expirado el plazo de un año desde que se repercutiera el IVA en una factura a un tercero sin que esta se haya abonado. A la hora de efectuar este proceso, hay que tener en cuenta que se debe realizar una comunicación formal a la Agencia Tributaria en los 30 días siguientes desde que se emita la factura rectificativa.

La ley prevé, además, que si el deudor se encuentra en situación de concurso de acreedores, este plazo aumenta a dos meses desde la fecha en la que la entidad haya entrado en concurso. También es necesario tener presente que al remitir la factura rectificativa a Hacienda es necesario aportar el justificante que acredite que se ha instado el cobro mediante una reclamación judicial o notarial.

Finalmente, es preciso que la empresa refleje en su liquidación mensual o trimestral del IVA la reducción de la base imponible correspondiente al IVA que no ha cobrado.