¿Está tu pyme preparada para el uso de la factura electrónica?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

En apenas unos meses, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y profesionales españoles con un volumen de negocio anual superior a 8 millones de euros, mientras que en 2026 está previsto que sea utilizada ya por todo el tejido empresarial. Sin embargo, todavía existe un amplio número de compañías y de autónomos que no solo no la utilizan sino que afirman desconocer que dentro de poco tiempo deberán hacerlo.

De acuerdo a distintos estudios, la mayoría de las pymes españolas está lejos de estar preparadas para adoptarla, ya que a 3 de cada 4 todavía les resulta algo totalmente desconocido y casi 9 de cada 10 aún no la utilizan en sus transacciones con otras empresas (B2B), aunque sí es algo más común en los intercambios con la administración (B2G), con un 19% que ya la usa actualmente. De hecho, alrededor del 40% de las pymes en nuestro país  declara no haber oído nunca hablar de ella y, a solamente unos meses vista de su entrada en vigor, apenas el 28% de las pymes asegura estar al tanto de los detalles relativos a su obligatoriedad.

A continuación, te explicamos en qué consiste la factura electrónica y cómo implementarla en tu negocio, si aún no lo has hecho, de la manera más sencilla y práctica posible.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento electrónico que tiene como principal diferencia respecto a otras tradicionales el que cuenta con el consentimiento del destinatario. Está regulada por el Real Decreto 1619/2012.

Cualquier factura electrónica puede ser de dos tipos: con información estructurada (ordenando la información por filas y columnas) o sin información estructurada (como es el caso de un pdf). La ley permite el uso de ambas, siempre que se pueda enviar por medios digitales a un tercero, sea el receptor de la factura o la Administración.

Una factura electrónica debe contar con los mismos elementos que cualquier otra factura, como son:

• Número de factura, que sirve como identificador del documento. Debe ser único y emitirse de forma consecutiva sin saltarse ninguno de la serie.
• Fecha de expedición.
• Nombre, apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del receptor de la factura.
• Número de Identificación Fiscal (NIF), también del emisor y del receptor de la factura.
• Domicilio fiscal de ambas figuras.
• Descripción concisa pero suficiente del trabajo realizado o de los bienes o servicios prestados.
• Tipo impositivo que se aplica, en forma de porcentaje o de fracción.

¿Cómo se puede elaborar una factura electrónica?

Aunque al gestor de una pyme pueda parecerle muy complicado, en realidad es bastante sencillo expedir una factura electrónica. De hecho, es posible hacerlo mediante diferentes alternativas, entre ellas:

• Hoja de cálculo. Cualquiera de los programas que se utilizan para la gestión contable y administrativa de una empresa, como Excel, Google Drive u OpenOffice permiten la emisión de facturas electrónicas.
• Apps. Existen Apps específicas para la gestión de la facturación electrónica. La mayoría son de pago y se pueden contratar de manera individual o a través de plataformas SaaS, contando con el respaldo de la entidad que la comercializa junto con otras herramientas digitales.
• Autofacturación online. En la actualidad, hay plataformas web en las que se pueden volcar los datos de facturación de cualquier compañía, permitiendo compartir la información que se desee con los proveedores para agilizar los distintos procesos.

Recomendaciones para implementar la factura electrónica

Aunque cada empresa es un mundo y tiene su propia operativa específica, para implementar con éxito la facturación electrónica es posible poner en marcha ciertas recomendaciones:

• Contratar un programa de facturación electrónica, que permite realizar y grabar el seguimiento digital de cada factura, evitando cualquier posible extravío que impida su cómputo.
• Disponer de un servidor digital seguro en el que se almacenen tanto las facturas electrónicas como cualquier otro documento sensible a la realidad de la empresa. En la Nube existen muchas alternativas, la mayoría gratuitas, hasta un cierto límite de espacio útil.
• Contar con un certificado digital, ya que será posible firmar electrónicamente las facturas digitales, algo que en muy poco tiempo será obligatorio para cualquier empresa o persona en España.