¿Se pueden desgravar los autónomos algún gasto del verano?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Llega el final del verano y, con él, la vuelta a la rutina junto con la tan temida, desde el punto de vista económico, cuesta de septiembre. Si se tiene un proyecto empresarial en marcha, en especial en su fase más incipiente, esto puede significar limitar la liquidez, de modo que no resulte sencillo poder atender determinados gastos que son imprescindibles para poder mantener la actividad. Por ello, es necesario intentar mejorar la tesorería a través de los mecanismos legales que existen para ello. Uno de ellos es por medio de la deducción de determinados gastos a los que los autónomos tienen derecho y que, con frecuencia, por desconocimiento o por dudas acerca de su validez, terminan por no aplicarse.

Cómo desgravarlos

Un empresario individual difícilmente descansa en verano o en cualquier otro periodo vacacional. De hecho, aunque se tome unos días de reposo junto a su familia yendo, por ejemplo, a la playa o a algún otro destino fuera de su entorno laboral, es probable que tenga que seguir efectuando llamadas, respondiendo correos electrónicos, completando documentos o, según el caso, llevando a cabo reuniones presenciales si es posible.

Llevar un registro formal de todo esto será clave para posteriormente poder optar a deducirse parte de los gastos, algo que sin lugar a dudas tendrá un efecto positivo en la gestión de su capital circulante. Es decir, que es importante ordenar y organizar toda la información relativa al trabajo que se lleva a cabo en vacaciones, como se verá a continuación.

La principal normativa para evaluar si los gastos que se pretende desgravar pueden efectuarse realmente es la Ley del Impuesto del Valor Añadido. En ella se detalla que un profesional autónomo puede deducirse los gastos de viaje siempre que se cumplan una serie de condiciones. Entre estos potenciales gastos desgravables se encuentran, por ejemplo, los de transporte o los de alojamiento, que son, sin lugar a dudas, dos de los de mayor cuantía cuando nos vamos de vacaciones.

Desde un punto de vista formal, un gasto se considera deducible si es exclusivo y necesario para la actividad profesional que se está llevando a cabo. Sin embargo, ha de poder justificarse ante Hacienda a través de su ticket o factura correspondiente. O, dicho de otro modo, para poder desgravarnos cualquier gasto en verano debemos contar con un documento formal en el que se especifique la compra que hemos efectuado, el IVA que se ha aplicado y, al menos, el proveedor y la fecha de emisión.

Además, al tener que estar relacionados estos gastos con nuestra actividad profesional tendremos que recogerlos en el libro de contabilidad, que es uno de los documentos más importantes para cualquier emprendedor en su relación formal con la Administración.

Algunos ejemplos de gastos deducibles

Aunque es crucial disponer de justificación documental y de un registro contable para poder optar a deducirse un gasto, también es importante, por lo que pueda pasar, guardar los correos electrónicos o cualquier otra clase de comunicación que sirva para apoyar la desgravación que pretendemos efectuar.

Dentro de los gastos que, con mayor frecuencia, pueden deducirse en verano para un emprendedor, se encuentra una comida o una reunión que se efectúa con un cliente o con un proveedor en un restaurante, o la habitación de un hotel si se ha realizado un viaje para mantener un encuentro con un tercero. También es posible deducirse los gastos de vestuario si tuvieron como objeto algún vínculo profesional demostrable.

En este sentido, conviene subrayar que es importante efectuar estos pagos a través de una tarjeta de débito o de crédito, de modo que quede constancia electrónica de ellos, ya que Hacienda así lo exige.

Otro de los gastos más frecuentes es el de la gasolina, aunque en este caso es importante demostrar que, en efecto, el uso del vehículo y su mantenimiento tuvieron como objetivo único alguna clase de actividad profesional.

En cualquier caso, antes de procurar desgravarnos cualquier gasto profesional en verano, lo adecuado es la prudencia y, ante cualquier duda, recurrir al asesoramiento profesional que, por ejemplo, un gestor contable puede ofrecernos. A largo plazo, recurrir a este tipo de especialistas es clave para poder presentar ante Hacienda nuestros registros periódicos sobre la actividad, sin tener el temor de que podremos ser advertidos de cualquier incidencia que tenga alguna clase de repercusión negativa sobre nuestro proyecto de negocio.