Cómo debe enfocar una pyme su comunicación empresarial

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

La comunicación es cada día un elemento más determinante para el éxito de una empresa. Los clientes demandan mayor transparencia mientras la digitalización ha acercado de manera decisiva a las compañías y a sus usuarios, de manera que las primeras ya no pueden optar por el silencio en su estrategia relacional con los stakeholders, sino que deben pronunciarse en las preguntas directas que reciben tanto de clientes como de proveedores.

A continuación, vamos a ofrecerte algunas claves para construir un plan de comunicación eficaz para tu empresa y analizaremos algunas de las tendencias que están siendo más relevantes en este campo en la actualidad.

Las claves del éxito de un plan de comunicación empresarial

Aunque no existe una receta mágica para conseguir que la comunicación en una organización sea un éxito, sí que es posible seguir ciertas recomendaciones que suelen brindar un buen servicio a toda entidad que las sigue. Entre ellas, cabe destacar:

• Definir con claridad los objetivos. Cualquier estrategia de comunicación debe contener con claridad unos objetivos bien definidos. Con independencia de que luego haya que moldear las acciones de comunicación según nos impacte la realidad del negocio, los grandes retos fijados deben servir como guía permanente para orientar las diferentes acciones. Por ejemplo, si pretendemos ganar notoriedad y reputación, habrá que trabajar de manera constante la imagen de marca, destacando aquellos valores que deseamos que se relacionen con el nombre y la imagen de la compañía.
• Establecer KPIs realistas y medibles. Los KPIs deben servir para analizar de manera periódica el éxito en las acciones que se están llevando a cabo. Si los KPIs ofrecen resultados poco satisfactorios, habrá que analizar cuidadosamente qué se está haciendo mal e intentar enderezar el rumbo. Los responsables de los diferentes departamentos deben estar lo más alineados posible para evaluar estos KPIs, sabiendo que del trabajo conjunto entre ellos es como se lograrán los mejores resultados.
• A quién nos dirigimos y por qué. Definir quién es el público objetivo de nuestra estrategia de comunicación será muy útil para confeccionar después el portfolio de iniciativas a implementar. Intentar abarcar demasiado público potencial en una estrategia de comunicación posiblemente llevará al fracaso porque los intereses de cada tipo de audiencia suelen ser bien diferentes. Lo más adecuado es priorizar esfuerzos y dedicar un plan de comunicación a trabajar las relaciones con un público determinado, pudiendo reservar sucesivos planes para trabajar sobre otras audiencias.
• Tanto a nivel externo como interno. Es frecuente que los gestores de una pyme crean que un plan de comunicación empresarial solo está dirigido a impactar en los stakeholders externos. Sin embargo, es necesario trabajar también la comunicación interna, favoreciendo las relaciones de confianza bidireccionales entre las diferentes áreas y departamentos, ya que es probable que entre ellas surjan sinergias que redunden en beneficio de todos. Incluso es posible incrementar la productividad a través de una mejor comunicación entre los responsables y los directivos, bajo un prisma de flexibilidad y transparencia.
• Compartir y aprender. La comunicación se basa en escuchar pero, también, en compartir experiencias e ideas. Por ello, estar dispuestos a compartir recursos que puedan ser útiles para los clientes a través de un blog u ofrecer formación online gratuita pueden ser buenas iniciativas para fidelizar a los usuarios y crear entornos comunicacionales más cercanos y basados en la confianza. De este tipo de intercambios, es probable que la propia compañía obtenga conocimiento que luego se pueda implementar en el negocio.

Tendencias en la comunicación empresarial

El auge de las nuevas tecnologías es clave para la definición de un plan de comunicación empresarial. Desde Retarus indican algunas tendencias digitales que están impactando en las estrategia de comunicación de las compañías, destacando en especial:

• La IA, clave en la seguridad del correo electrónico. El correo electrónico sigue siendo la puerta de entrada más comúnmente explotada por los intrusos. Las soluciones de seguridad basadas en IA detectan de manera fiable ataques sofisticados de phishing lo suficientemente temprano como para protegerse proactivamente contra ellos. El uso de soluciones integrales proporciona información esencial sobre amenazas nuevas, reduciendo el riesgo futuro.
• Ecosistemas Innovadores para mayor flexibilidad. La capacidad para innovar rápidamente es un requisito indispensable para el éxito en el competitivo mercado actual: aprovechar de manera inteligente los entornos en la nube da a las empresas una ventaja competitiva. Una estrategia de multicloud, que permite a las compañías beneficiarse de la infraestructura, plataformas y servicios de vanguardia ofrecidos por varios proveedores, les proporciona un alto grado de flexibilidad.

Procesamiento Inteligente de Documentos: más datos en menos tiempo. Estamos viendo una alta demanda en servicios de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), ya que estas soluciones mejoran su eficiencia. Especialmente en lo que respecta a la contabilidad, las soluciones de IDP basadas en IA tienen el poder de optimizar considerablemente el procesamiento de documentos.