El offboarding: un proceso fundamental al que las empresas le prestan poca atención

Alex Ordóñez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce 
 

Cuando se habla de gestión de recursos humanos en una empresa se suele destacar especialmente todo lo referente a contratación, salarios, ambiente de trabajo, etc. Pero existe un aspecto que no se analiza con suficiente profundidad, pese a que también es fundamental para las compañías. Se trata en concreto de los despidos y de la forma de llevarlos a cabo. Los anglosajones llaman a estas acciones offboarding, que no es otra cosa que el proceso que una empresa utiliza cuando un empleado deja de prestar servicio en la sociedad, ya sea por motivo voluntario, despido o, simplemente, porque ha alcanzado la edad de jubilación. 

Como se ha comentado, muchas empresas invierten grandes recursos en el onboarding, que es justo el proceso contrario, es decir la integración de nuevos empleados, pero el llamado offboarding se descuida, lo que puede generar un impacto negativo para la organización y también para el extrabajador de la compañía. No en vano, un proceso de despido bien gestionado protege la reputación de la empresa, mejora la experiencia del empleado y garantiza la continuidad operativa.

Así, el offboarding no solo implica trámites administrativos, como el pago del finiquito, sino que también abarca aspectos estratégicos relacionados con la cultura empresarial, la seguridad de la información y la propia imagen de marca. Un empleado que deja la empresa con una experiencia positiva puede convertirse en un embajador de la compañía, recomendando la organización a futuros talentos o clientes, mientras que una salida mal gestionada puede llevar a comentarios negativos en plataformas profesionales, como LinkedIn, lo que daña la imagen de la empresa y dificultando la atracción de talento. 

También se trata de un proceso crucial para la seguridad y protección de datos, garantizando que se desactiven las cuentas de correo electrónico, el acceso a sistemas internos y la recuperación de dispositivos de la empresa, además de recordar al empleado saliente las cláusulas de confidencialidad y propiedad intelectual vigentes. Asimismo, facilita la continuidad operativa, minimizando la pérdida de información clave y evitando interrupciones en el flujo de trabajo mediante la asunción de responsabilidades, la transferencia de conocimientos y la capacitación del reemplazo o del equipo que asumirá sus tareas.

Desde el punto de vista legal, un proceso de salida ordenado asegura el cumplimiento de todas las normativas laborales y contractuales, evitando posibles demandas o conflictos legales relacionados con la liquidación de salarios y beneficios, la firma de acuerdos de confidencialidad y la entrega de certificados de trabajo. Además, las entrevistas de salida ofrecen una excelente oportunidad para obtener información sobre la cultura organizacional, el liderazgo y posibles áreas de mejora, ya que los empleados salientes suelen ser más honestos en sus comentarios, permitiendo a la empresa identificar problemas internos y tomar medidas correctivas. Asimismo, una comunicación clara con los empleados que permanecen en la empresa también es clave para evitar rumores y desconfianza, garantizando que el equipo comprenda la razón de la salida y cómo se manejará la transición de manera efectiva.

Para garantizar un offboarding efectivo, es recomendable coordinar una reunión con recursos humanos y el supervisor para establecer la fecha de salida y definir los pasos a seguir, asegurándose de gestionar correctamente la documentación y el cumplimiento legal, como cartas de terminación, liquidaciones y acuerdos de confidencialidad. También es fundamental coordinar un periodo de transición en el que el empleado saliente documente sus tareas y responsabilidades, participe en la capacitación de su reemplazo y se garantice la recuperación de activos y la desvinculación de accesos. Además, este proceso debe incluir un cierre formal del ciclo laboral del empleado, con reuniones de despedida y reconocimiento por parte de la empresa, lo que contribuye a reforzar la cultura organizacional y la percepción positiva de la compañía en el mercado laboral.

La entrevista de salida debe ser conducida en un ambiente confidencial y abierto para recopilar retroalimentación valiosa, permitiendo conocer la perspectiva del empleado sobre la empresa y detectar oportunidades de mejora. Los comentarios obtenidos pueden ser utilizados para ajustar políticas internas, mejorar la gestión del talento y crear un entorno laboral más positivo. Finalmente, es importante reconocer la contribución del empleado a la empresa y despedirse de manera profesional y respetuosa, ya que en algunos casos, mantener contacto con el antiguo trabajador puede abrir oportunidades de colaboración futura o facilitar su regreso si la empresa así lo requiere. 

Por todo ello, el offboarding es un proceso esencial que fortalece la reputación de la empresa, protege su información, facilita la continuidad del negocio y proporciona información valiosa para mejorar la organización. Implementar una estrategia de offboarding efectiva no solo beneficia a los empleados salientes, sino que también tiene un impacto positivo en los empleados que permanecen en la empresa, demostrando una cultura organizacional basada en el respeto y la profesionalidad. 

En un mercado laboral cada vez más competitivo, las empresas que gestionan bien el ciclo completo del empleado, desde su llegada hasta su salida, se destacan entre el resto y logran construir equipos más sólidos y comprometidos. Además, contar con un plan de offboarding bien estructurado permite a la empresa generar una red de contactos con antiguos empleados que pueden convertirse en clientes, socios estratégicos o incluso volver a la empresa con una perspectiva renovada. A largo plazo, la correcta gestión de las salidas puede tener un impacto positivo en la productividad y el clima organizacional, asegurando que el talento fluya de manera armoniosa dentro y fuera de la empresa.