¿Cómo llevar los libros contables de una pyme de un modo eficiente?

Carlos Sánchez - Colaborador de Asesores de Pymes externo a Cesce

Para una empresa, llevar los libros contables de manera organizada, además de una obligación legal, también una herramienta estratégica que permite tomar mejores decisiones, evaluar la salud financiera de la empresa y proyectar su crecimiento. Sin embargo, es frecuente que muchas pequeñas y medianas empresas vean la contabilidad como una tarea burocrática que solo sirve para cumplir con Hacienda. 

De cualquier modo, llevar unos libros contables bien gestionados ofrece múltiples beneficios para una entidad, como por ejemplo:

• Cumplimiento legal. Permite evitar sanciones y posibles multas con la administración tributaria.
• Registro y control financiero. Favorece poder conocer con claridad los ingresos, gastos, deudas y obligaciones.
• Mayor facilidad a la financiación. Habitualmente, los bancos exigen a las empresas estados contables claros antes de conceder un préstamo.
• Toma de decisiones. Con datos precisos es más fácil planificar, fijar precios, controlar inventarios y definir estrategias de crecimiento.
• Transparencia. Genera confianza en socios, proveedores y clientes al mostrar una gestión ordenada.

Para qué sirve un libro contable

En un libro contable, el gestor de una empresa anota, de forma oficial, cronológica y sistemática, todas las operaciones económicas que realiza. Es algo así como el “diario” financiero del negocio y deben cumplir con ciertos requisitos legales, según la normativa contable de cada país.

En términos generales se dividen en:

• Libros obligatorios. Aquellos exigidos por la ley (como el libro diario o el libro mayor). El libro diario registra día a día todas las operaciones económicas de la empresa, de forma cronológica. Incluye transacciones como ventas, compras, pagos de nómina, pagos a proveedores, préstamos, etc. Por su parte, el libro mayor resume la información del libro diario, clasificándola por cuentas contables (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos), lo que permite conocer los saldos de cada cuenta en un momento dado.
• Libros auxiliares. Complementan a los obligatorios y ayudan a llevar un mayor control interno (por ejemplo, control de caja, bancos, inventarios, clientes y proveedores). Dentro de los libros auxiliares se encuentran:
  • Libro de caja y bancos. Controla entradas y salidas de dinero.
  • Libro de compras y ventas. Útil para gestionar facturación y declaraciones de impuestos.
  • Libro de nómina. Registra los pagos a empleados, aportaciones y retenciones.
  • Libro de clientes y proveedores. Permite dar seguimiento a cuentas por cobrar y por pagar.

Recomendaciones para llevar los libros contables en una pyme

Para llevar los libros contables en una empresa de una manera eficiente es recomendable:

• Definir un plan contable. Es decir, la estructura que clasifica las cuentas de la empresa: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
• Elegir un método de registro, como la contabilidad manual (cada vez más en desuso), las hojas de cálculo o un software de contabilidad.
• Registrar todas las operaciones, como ventas, compras, gastos menores, préstamos o movimientos bancarios.
• Realizar conciliaciones periódicas. Es importante que cada mes se comparen los registros contables con los extractos bancarios, facturas emitidas y recibidas.
• Presentar los estados financieros. Con base en los libros contables, al final de cada periodo es oportuno elaborar estados como el balance general, el estado de resultados y el flujo de caja.

Errores comunes que se deben evitar

Entre los principales errores que se producen a la hora de llevar los libros contables cabe citar:

• No registrar todos los movimientos. Omisiones que generan diferencias en los balances.
• Postergar la contabilidad. Dejar los registros para después aumenta el riesgo de errores.
• Desconocer las obligaciones fiscales. Cada país tiene normas distintas, y no cumplirlas puede resultar costoso.
• No respaldar la información. Perder documentos contables puede traer sanciones y problemas legales.
• No interpretar los datos. Llevar libros contables no es solo una obligación; deben servir como herramienta de gestión.

En definitiva, llevar los libros contables de una pyme no es solo una obligación legal: es una herramienta de gestión imprescindible para el éxito del negocio. Con registros ordenados, es posible conocer la situación real de la empresa, cumplir con Hacienda sin problemas y tomar decisiones más acertadas para crecer.